济南会计证考试：会计电算化使用方法和技巧

    （一）权限控制

    财务主管应对每个会计员的操作进行控制。进入系统管理中的权限管理，根据工作的需要对每位操作员进行权限控制。对于制单人员，给予查询权、录入修改权、打印权，对出纳员应给予帐务查询权、银行及对帐权和出纳权（审核权），以便出纳模块和日常帐务模块相互核对和日常收付凭证进行出纳，如果需要对某人进行部分科目权限控制，首先在权限设置对话框中选择“科目权限”，选择部分科目，然后在权限管理对话框中选择“科目权限表”，设置该人所对应的科目代码和名称。为了使科目设置更具有科学性，应将科目设置权给予主管人员，以防其他人员增减科目名称；为了保证数据安全可靠，不被外人盗窃，应将数据备份权和恢复权赋予特定人员。对于审核员，应给予审核权，若要对某人某些科目金额上限审核权控制，首先给予其审核权，然后进入“权限管理一审核授权控制”，录入相应条件，比如金额在5000元以下的付款，该审核员具有审核权，超过5000元，该审核员无此审核权。若要查询某人的工作情况，可以从操作日志中查询。

    （二）初始设置

    凭证类型采用分三类（收、付、转），有利于凭证分类、查询，也有利于现金流量表的编制。若要对各部门收入、成本费用考核，部门核算方式应选“核算到部门”；在科目设置中，为了使科目设置更加简练，便于记忆，比如全球通月租费，将科目代码51010101设为部门核算，就可以知道各部门全球通月租费收入，不需要将各部门月租费收入再往下设明细科目（如：通信业务收入一全球通收入一月租费一XX部门）。部门设置采用代码分级制，比如采用三位制，第一位表示部门性质，后两位表示各部门，若第一位上的“1”表示管理部门，后两位“01，，表示综合部，”02“表示财务部，则综合部的代码为”101，“财务部的代码为”102“，若第一位上的”2“表示生产部门，后两位数”01“表示交换中心，”02“表示基站维护中心，则交换中心的代码为”201，“基站维护中心的代码为”202“。这样分类便于记忆各部门代码。

    （三）基础设置

    在日常帐务处理中首先要对凭证处理进行基础设置，凭证录入方式选项的默认日期为“当天”，这样保证制单日期与业务实际发生日期相符：选择“金额借贷自动平衡”，有了借方数，不需要再计算贷方数，简化计算；凭证存入提示，应将“附件未录入提示”选上，有利于提醒未录入的附件，与会计基础工作相符。凭证处理方式选项中，应选上“只能由制单人本人修改”有利于加强制单人的责任制；选择“能删除中间凭证”方便凭证处理；选择“在凭证存入前检查凭证的合法性”，有利于降低凭证录入错误率。

    （四）快速处理

    往来个人代码设置采用5位制，前3位表示部门，后2位表示人名，比如：综合部王刚，其代码为“10101”，前3位“101”表示综合部，与部门设置相符，后2位“01”表示“王刚”。这样设置便于记忆，在日常往来帐录入中，直接录入其代码即可。

    不常用的科目和多级科目助记化，对于那些不常用的科目，比如“坏帐准备”，在设置科目或修改科目时，在助记码中填写“wzjb”，又如“长期借款一应付利息”，在助记码中填入“cqjk－lx”。对于多级科目，比如“通信业务收入一全球通一数据业务收入一手机上网”，在助记码中填入“5－wap”，“5”表示“收入类”，“wap”表示“手机上网”。对于一些常用摘要，可以采用助记码，比如“差旅费”设为“clf”。摘要助记码程序设计需要进一步放进，比如“付王刚差旅费”，在凭证录入的摘要栏中，只要录入含有“clf”字段，就能显示出“差旅费”字：段，即录入“付王刚clf”。

    对每月按一定比例或一个数值结转的凭证可设置自动转帐凭证，比如每月结转营业税金，在“日常帐务一凭证设置一设置自动转帐凭证”中选择“定义结转公式”，在对话框中，录入分录号、凭证类型、分录名称，金额来源公式中不需要录入“＝”，可以录入运算符号，为了使借贷必相等，在其中一行录入“phs （）”函数。

    借：主营业务税金及附加（公式：die（5101）*0.03）

    贷：应交税金—应交营业税（公式：Phs （））

    设置完毕，可以在“凭证处理—生成自转帐凭证”运行。

    年终科目结转，方法一：以财务主管身份进行帐务处理系统，然后进入“系统管理—其他控制—年结科目清零设置”。将损益类科目结转到本年利润。方法二：在“日常帐务—凭证设置—设置自动转帐凭证”中选择“直接选择结转科目”，录入分录号、分录名称、凭证类型、凭证摘要等，“凭证借方”需要根据结转性质，比如将通信业务收入转入本年利润，“凭证借方”选“转出方”，“结转内容”选“贷方期末余额”，若将成本费用转入本年利润，“凭证借方”选“转入方”，“结转内容”选“借方期末余额”，最后存入。

    （五）打印

    1、凭证打印（打印机以 HP5000为例）。首先选择HP5000打印机，查看打印机属性选择“纸张—自定义”，宽度设为260毫米，高度设为180毫米，再选择“基本—横向”。再进入“帐务处理系统—日常帐务—基础设置—凭证打印设置”，根据区公司要求采用自定义格式。现以包头分公司为例，收款凭证选择“自定义格式5”，付款凭证选择“自定义格式8”，转帐凭证选择“自定义格式7”，然后在该台终端机上将三种凭证打印格式设好，然后将本终端的c：ngzwprtfmf5、prtfmf7和prtfmf8，拷贝其他终端相应目录下，然后将打印机的属性按照以上所述要求配置，即可完成各终端凭证打印格式设置。

    2、帐簿打印。若打印明细帐，首先进入打印机属性对话框，将纸张设为B4，基本设为横向，然后进入日常帐务—帐簿查询打印—明细帐—多栏明细帐，选择科目代码、确定，选择子科目，子科目一般最多选5个，选择格式4，然后确定，再输入日期范围即可。

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